Een ondernemer die een nieuwe website laat bouwen, denkt meestal eerst aan kleuren, foto’s en een overzichtelijke navigatie. Pas wanneer de site bijna klaar is voor lancering, komt de vraag naar boven of alles ook juridisch wel klopt. Een privacyverklaring, een goed contract met de bouwer en duidelijke afspraken over wie straks eigenaar is van het ontwerp: het zijn zaken die achteraf lastiger te regelen zijn dan vooraf.
Het contract met je webdesigner is meer dan een offerte
Bij het laten bouwen van een website ligt de nadruk al snel op de planning en de prijs, terwijl het contract zelf minstens zo belangrijk is. Wie krijgt straks de rechten op het design en de broncode? Wat gebeurt er als de webdesigner tussentijds stopt, en welke garantie geldt er als de site na oplevering fouten blijft vertonen? Leg je dit niet vooraf vast, dan val je terug op de wettelijke regeling, en die is lang niet altijd in jouw voordeel als opdrachtgever.
Zonder afspraken hierover geldt namelijk als uitgangspunt dat het auteursrecht op het ontwerp bij de maker blijft, ook al heb je er als opdrachtgever voor betaald. Wil je die rechten overgedragen krijgen, dan moet dat expliciet in het contract staan.
Ook een onderhoudsabonnement verdient een plek in het contract, want een website is zelden echt af. Loopt de samenwerking toch vast, bijvoorbeeld doordat de webdesigner de broncode niet wil overdragen of de facturen flink oplopen zonder duidelijke onderbouwing, dan is de gedachte ik heb een advocaat in Groningen nodig ineens niet meer zo vergezocht.
Privacy en cookies vragen al bij de bouw aandacht
Zodra een website gegevens verzamelt, via een contactformulier, een nieuwsbrief of een bestelproces, komt de Algemene Verordening Gegevensbescherming om de hoek kijken. Een privacyverklaring is dan bijna altijd verplicht, en cookies die niet strikt noodzakelijk zijn mogen pas geplaatst worden nadat de bezoeker daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. Vooraf aangevinkte vakjes zijn niet toegestaan, en de toestemming moet net zo makkelijk weer in te trekken zijn als hij is gegeven. Daarnaast geldt als vuistregel dat een website niet meer gegevens mag opvragen dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld worden: een simpel contactformulier hoeft dus geen geboortedatum of BSN te vragen.
Bij PlasBossinade zien ze in de praktijk vaak dat deze stukken er pas bijkomen nadat de website al live staat, terwijl het vroeg meenemen ervan achteraf een hoop uitzoekwerk scheelt.
Voordat de nieuwe site de lucht in gaat, is het dus verstandig om in elk geval deze punten op orde te hebben:
- Een privacyverklaring die aansluit op wat de site daadwerkelijk aan gegevens verzamelt.
- Een cookiemelding die bezoekers een echte keuze geeft.
- Algemene voorwaarden, zeker als er producten of diensten via de site worden verkocht.
- Een verwerkersovereenkomst met de hostingpartij en eventuele andere leveranciers.
- De correcte bedrijfsgegevens, zoals het KVK nummer en btw nummer, ergens vindbaar op de site.
Voor je alles online zet, denk je aan het geheel
Een nieuw contract, een privacyverklaring en misschien ook een aanpassing in de bedrijfsstructuur: het zijn onderwerpen die met elkaar samenhangen, ook al voelen ze in eerste instantie als losse taken. Een kantoor als PlasBossinade werkt met advocaten, notarissen en fiscalisten onder een dak, waardoor deze vraagstukken in samenhang bekeken worden in plaats van los van elkaar.
Werk je bijvoorbeeld met een freelancer aan de nieuwe website en overweeg je tegelijk om een BV op te richten voor je nieuwe onlineactiviteiten, dan is het prettig als dezelfde partij meekijkt naar het contract, de aansprakelijkheid en de fiscale kant. Dat voorkomt dat losse adviezen elkaar tegenspreken, en scheelt bovendien een hoop heen en weer gemail tussen verschillende adviseurs.
Vooruit plannen bespaart achteraf tijd
Een nieuwe website bouw je niet elke maand, en juist daarom is het de moeite waard om de juridische kant meteen mee te nemen in de planning. Zet je het contract, de privacyverklaring en de algemene voorwaarden vroeg op de agenda, dan hoef je na de lancering niet meer terug te schakelen naar losse eindjes. Dat scheelt niet alleen stress, maar ook geld.